Seja qual for a atividade desenvolvida, nenhuma organização está livre de sofrer uma eventual parada na operação, seja em situações de desastres naturais, como alagamentos ou incêndios, seja por fraudes ou ataques cibernéticos. Nestas situações, a parada dos processos pode trazer prejuízos financeiros e até de imagem para a empresa.

É para prevenir eventos como esses que organizações investem em um Plano de Continuidade de Negócio (PCN), que tem como objetivo evitar uma parada na operação ou então garantir que a empresa se recupere da forma mais ágil e eficaz possível após uma ruptura.

Através do PCN é possível ter clareza sobre as principais ameaças à que a empresa está sujeita, quais os impactos que essas ameaças podem causar, saber quais ações devem ser tomadas pelos colaboradores para retomar os processos e o que recuperar primeiro.

Principais benefícios

Além de prevenir a perda de ativos e informações da empresa, o Plano de Continuidade de Negócios também reduz o risco de multas que recaem sobre a organização pela interrupção dos serviços prestados, e consequentemente, ajuda a preservar a imagem dos negócios perante clientes e fornecedores. Além disso, caso os processos sofram uma ruptura, reduz o tempo de retomada dos serviços.

O que o Plano de Continuidade de Negócios deve conter

Para que nenhuma informação ou ativo da empresa seja esquecido, o PCN deve abranger todos os setores do negócio. Também é fundamental revisá-lo periodicamente e aplicar testes para avaliar o funcionamento, além de garantir que todos os colaboradores conheçam e entendam o plano.

Confira alguns passos importantes para a elaboração do PCN:

1. Listar Pessoas - saber quais são os colaboradores que exercem funções sem as quais a empresa não poderia funcionar, considerando as posições mais críticas e necessárias diariamente e documentando todas as informações de contato desses funcionários.

2. Catalogar documentos sensíveis e contratos externos - é importante listar documentos legais, contas, informações bancárias e outros documentos importantes referentes às atividades do negócio, além dos contratos externos com vendedores, fornecedores e clientes, com as informações mais críticas e o contato dessas empresas ou pessoas.

3. Identificar equipamentos sensíveis – criar uma lista dos equipamentos que poderiam sofrer uma parada a qualquer momento, principalmente os que contêm informações estratégicas do negócio, e programas essenciais ao funcionamento da empresa. Também é preciso certificar se todos os equipamentos possuem um backup adequado. 

4. Realizar treinamentos e testes – para garantir a eficácia do plano é preciso que os colaboradores conheçam e entendam as ações que devem ser tomadas em caso de uma ruptura. Além disso, é indispensável a realização de testes para avaliar o funcionamento do plano e se as ações são facilmente aplicáveis.

5. Revisar e atualizar o plano periodicamente – com o tempo, empresas evoluem e mudam seus processos e formas de realizar as atividades. Por isso é fundamental que o plano de continuidade seja revisado constantemente e, se for o caso, atualizado para contemplar um processo de melhoria contínua. O PCN ainda deve estar sempre alinhado com as normativas da ISO.